Privacybeleid

DS160 Easy helpt je het Amerikaanse DS-160-visumformulier in je eigen taal voor te bereiden en, als je dat wilt, in te dienen bij het officiële Consular Electronic Application Center (CEAC). Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke keuzes je hebt.

We runnen deze dienst onder de merknaam DS160 Easy. We zijn een onafhankelijk product. We maken geen deel uit van de Amerikaanse overheid, en je kunt een DS-160 nog steeds gratis invullen op CEAC. Vragen over dit beleid of over persoonsgegevens: contact@ds160easy.com.

Voor wie dit beleid geldt

• Bezoekers van ds160easy.com.
• Accounthouders met een DS160 Easy-login: mensen die hun eigen formulier (of dat van een familielid) invullen, medewerkers van een visumbureau, en affiliates.
• Aanvragers van wie het DS-160 op DS160 Easy wordt voorbereid. Een aanvrager kan de accounthouder zijn, een familielid, of de klant van een bureau.
• Bureauklanten die een invullink van de bureauwerkruimte ontvangen.

Onze rol

Persoonsgegevens	Onze rol
Antwoorden van de aanvrager in een individueel account	Wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt om de dienst te leveren.
Antwoorden van de aanvrager in een bureauwerkruimte	Het bureau bepaalt waarom en hoe het de gegevens van klanten gebruikt. Wij verwerken die gegevens om de gevraagde werkruimte te laten draaien.
Account-, facturatie- en affiliatedata	Wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt voor accounts en betalingen.
Gebruiksgegevens van bezoekers op de site	Wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt, inclusief optionele analytics als je cookies accepteert.

Als een bureau het formulier voor je voorbereidt, moet dat bureau je een eigen privacyverklaring geven. Verzoeken over dat klantdossier gaan eerst naar het bureau. Wij helpen het bureau die te beantwoorden.

Persoonsgegevens die we verwerken

Over aanvragers

Formulierantwoorden. Alles wat het DS-160 vraagt: namen, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, paspoort- en identiteitsgegevens, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en socialemedia-identificatoren; reisplannen en reisgeschiedenis; gezin; opleiding en werk; en de veiligheids- en achtergrondvragen.

Gezondheid en strafrechtelijke geschiedenis. Het officiële formulier vraagt naar gezondheid (bijvoorbeeld bepaalde ziekten of aandoeningen) en naar aanhoudingen, veroordelingen en soortgelijke zaken. We verwerken die antwoorden alleen omdat de Amerikaanse overheid ze op het DS-160 vereist, en alleen om de aanvraag die je vroeg in te vullen en in te dienen.

Visumfoto. De foto die je maakt of uploadt. We controleren die in het product (formaat, grootte, gezichtpositie). We sturen de foto niet naar een aparte leverancier alleen voor die controle.

Paspoortgegevens uit de machineleesbare zone. Als je de paspoorthulp gebruikt, gebeurt het lezen op je apparaat. Als je van telefoon naar computer doorgaat, reizen de regels in een versleutelde overdracht. Onze servers slaan ciphertext op die we niet kunnen lezen. Voorgestelde antwoorden worden pas op het formulier gezet als jij ze kiest.

Indieningsdossiers. Wanneer een formulier op CEAC wordt ingediend: het Application ID, de beveiligingsvraag om het terug te halen, bevestigingspagina’s en pdf’s van wat CEAC toonde.

Bewerkingsgeschiedenis. Wijzigingen in antwoorden, wie ze deed en wanneer, zodat jij of het bureau kunt zien wat er veranderde.

Over accounthouders

Accountgegevens. E-mailadres, naam als je die opgeeft, taal en rol (klant, bureau, affiliate of admin). We gebruiken geen wachtwoord. Je logt in met een eenmalige code of magische link naar je e-mail. Als je “Doorgaan met Google” kiest, ontvangen we je Google-identiteit en e-mail.

Bureauwerkruimte. Naam van de werkruimte, medewerkers, huisstijl en de invullinks die naar klanten gaan.

Over betalingen

Wanneer je betaalt om in te dienen, verwerkt Stripe de kaart- of Pix-gegevens. Wij ontvangen een betalingsreferentie, bedrag, valuta en status. We zien nooit een volledig kaartnummer.

Over support, affiliates en bezoekers

Support. Wat je via het contactformulier of per e-mail stuurt, inclusief je e-mailadres om te antwoorden.

Affiliates. Couponcode, uitbetalingsgegevens die je ons geeft (bijvoorbeeld een Pix-sleutel, versleuteld opgeslagen) en de referralactiviteit die nodig is om een verkoop toe te rekenen.

Gebruik en logs. Bezochte pagina’s, apparaat en browser, IP-adres in technische logs, en in-productgebeurtenissen die we nodig hebben om de dienst te draaien en te debuggen.

Site-analytics. Als je optionele cookies accepteert, meet Google Analytics bezoeken. Zie Cookies.

Waarom we deze gegevens gebruiken

• Accounts leveren, je antwoorden bewaren, ze na betaling vertalen en het DS-160 op CEAC indienen wanneer jij bevestigt.
• Betaling innen en administratieve records bijhouden.
• Service-e-mail sturen (inlogcodes, indieningsstatus, ontvangstbewijzen).
• De dienst beveiligen, mislukte indieningen onderzoeken en misbruik voorkomen.
• Het product verbeteren met geaggregeerd gebruik, zonder formulierantwoorden te verkopen.
• Supportberichten beantwoorden en het affiliateprogramma uitvoeren waar je lid van bent.

We verkopen geen persoonsgegevens. We gebruiken DS-160-antwoorden niet om je advertenties te tonen.

Met wie we ze delen

U.S. Department of State / CEAC. Indienen betekent de antwoorden van de aanvrager invoeren op de officiële site. Die overdracht is de dienst die je vroeg. Na indiening valt die kopie buiten onze controle.

Het bureau, voor aanvragersgegevens in zijn werkruimte. Medewerkers kunnen antwoorden en indieningsdossiers zien en bewerken.

Dienstverleners die ons helpen DS160 Easy te draaien, elk alleen voor het doel hieronder:

Aanbieder	Wat het doet	Betrokken gegevens
Cloudflare	Host de marketingsite en de app	Bezoekers- en accountverkeer dat nodig is om de pagina’s te leveren
Stripe	Kaart- en Pix-betalingen	Betalingsgegevens, bedrag, status
Resend	Verstuurt inlog- en service-e-mail	E-mailadres en berichtinhoud
Google	Optionele login; optionele site-analytics; vertaling wanneer Gemini de actieve AI-aanbieder is	Google-identiteit; gebruiksgegevens als je analyticscookies accepteert; tekst die ter vertaling wordt gestuurd
OpenAI of Anthropic	Vertaling en transliteratie wanneer die aanbieder actief is	De antwoorden die worden vertaald
Amazon S3	Optionele opslag van CEAC-bevestigingspdf’s	Indieningsdocumenten, als die opslag is ingeschakeld

We kunnen gegevens ook bekendmaken als de wet dat vereist.

Hoe lang we ze bewaren

• Accounts, antwoorden, foto’s, indieningsdossiers en bewerkingsgeschiedenis blijven zolang het account of de bureauwerkruimte bestaat.
• Als je vraagt om verwijdering, verwijderen we wat we hebben, behalve betalings- en administratierecords die de wet ons verplicht te bewaren, en behalve wat al naar CEAC is gegaan.
• Technische logs en diagnoserecords van een indieningspoging blijven alleen zo lang als nodig is om de dienst te draaien en te beveiligen, daarna worden ze verwijderd.
• Inlogcodes verlopen snel. Sessies eindigen wanneer je uitlogt of het vernieuwingstoken verloopt.
• Back-ups kunnen een kopie kort na verwijdering vasthouden en draaien daarna door.

Gegevens bij DS160 Easy verwijderen verwijdert niet een DS-160 dat al bij het U.S. Department of State ligt.

Cookies

Het product heeft de sessie, je taal en een paar interfacevoorkeuren nodig om te werken. Dat zijn geen advertentiecookies.

Op de marketingsite kunnen we gebruiken:

• Een first-party toestemmingscookie zodat we je analyticskeuze onthouden.
• Google Analytics 4, alleen als je optionele cookies accepteert. Het kan cookies zoals _ga zetten. Je accepteert of weigert in de banner, en kunt later via de footer van gedachten veranderen.

We gebruiken vandaag geen advertentiecookies op de site.

Beveiliging

Verkeer naar DS160 Easy gebruikt HTTPS. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot het team dat de dienst runt. API-sleutels, betaalgeheimen en Pix-sleutels van affiliates worden versleuteld opgeslagen. Visumfoto- en paspoorthulpen houden gevoelig materiaal op je apparaat of in ciphertext wanneer het product zo is gebouwd.

Medewerkers openen geen aanvraag tenzij we een probleem moeten onderzoeken dat jij (of een bureau-admin) ons vroeg te bekijken.

E-mail is anders: een bericht reist via mailservers die we niet beheren. We sturen mail via een versleutelde verbinding naar onze e-mailaanbieder.

Jouw rechten

Afhankelijk van de privacywetten die op jou van toepassing zijn, kun je:

• de persoonsgegevens die we hebben inzien en een kopie ontvangen;
• ze corrigeren als ze fout zijn (de meeste antwoorden kun je zelf bewerken);
• ons vragen ze te verwijderen;
• bepaalde verwerking beperken of ertegen bezwaar maken;
• ze in een draagbaar formaat ontvangen;
• toestemming voor optionele analyticscookies intrekken.

Schrijf naar contact@ds160easy.com vanaf het e-mailadres van het account als dat er is. Aanvragers van wie het formulier in een bureauwerkruimte staat, moeten eerst dat bureau benaderen.

Je kunt ook het recht hebben een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit waar je woont of werkt.

Kinderen

DS160 Easy-accounts zijn voor volwassenen. Een ouder, voogd of gemachtigd bureau mag een DS-160 voor een kind voorbereiden en is verantwoordelijk voor het aanleveren van die gegevens.

Wijzigingen

Wanneer dit beleid wijzigt, wijzigt de datum bovenaan mee. Als een wijziging invloed heeft op hoe we gegevens gebruiken die we al hebben, e-mailen we accounthouders voordat die ingaat.

Contact

Vragen over dit beleid of over persoonsgegevens: contact@ds160easy.com.